Sak 16/08: NYE LOKALER FOR TENNA BARNEHAGE Formannskapets innstilling:
  1. Kommunestyret vedtar å gå videre med Herøy Motell som nye, midlertidige lokaler for Tenna barnehage inntil det er mulig å finansiere et nybygg.
  2. Rådmannen får fullmakt til å forhandle fram en leieavtale med varighet i 10 år, alternativt kjøp av selskapet for videre utleie til barnehage og eventuelt andre formål.
  3. Formannskapet får fullmakt til å godkjenne endelig avtale om leie/kjøp.  I tilfelle kjøp av selskapet får formannskapet fullmakt til å godkjenne leieavtale mellom eiendomsselskapet og Herøy kommune
Bakgrunn: Tenna barnehage drives i dag i en gammel skolebygning.  Det har vært gjort en del oppussing innvendig de senere år, men vinduer og bordkledning er i relativt dårlig forfatning på øst- og sørveggen.  Dette førte til at barnehagen ble stengt i en kuldeperiode vinteren 2007, da det ikke var mulig å få temperaturen i bygget opp på et forsvarlig nivå. 

Situasjonen i forhold til kommunale barnehagebygg i Herøy har ført til utredning av muligheten for en ombygging og påbygging av Silvalen barnehage eller en helt ny barnehage som erstatning for dagens kommunale barnehager. 

Kostnadene til nybygg eller påbygning av eksisterende barnehagebygg ligger på 13-14 millioner.  De økonomiske realiteter for Herøy kommune tilsier at det kan gå 8 – 10 år før et slikt prosjekt kan bli realisert.  Med utgangspunkt i dette har rådmannen nedsatte en arbeidsgruppe som skal vurdere noen eksisterende bygg for å se om det går an å lage en brukbar løsning med en mindre kostnadsramme som kan fungere inntil et totalt nybygg/fellesbarnehage kan finansieres.

Sak 17/08: SØKNAD OM FRITAK FRA OFFENTLIGE VERV LEIV RYGG Ordførerens forslag til vedtak: Leiv Rygg fritas for verv som medlem av plan- og teknisk hovedutvalg og vararepresentant til kommunestyre med virkning fra 1.juni 2008 og ut valgperioden.  
Saksutredning: Lovgrunnlag: Kommuneloven § 15 pkt. 2 og § 16 pkt. 3.

Med brev av 13.mars d.å. er det innkommet søknad fra Leiv Rygg om fritak fra offentlige verv med virkning fra 1.juni 2008 da han i løpet av sommeren skal flytte fra Herøy.

Jfr. Kommuneloven § 15 pkt. 2 står det bl.a.:

Kommunestyret kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperiode, den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet.

Jfr. Kommuneloven § 16 pkt. 3 står det bl.a.:

Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn kommunestyret og fylkestinget, formannskap og fylkesutvalg trer endelig ut, velges nytt medlem, slev som det er valgt varamedlem.

Leiv Rygg har følgende verv:

Medlem av Plan- og teknisk hovedutvalg. 1.vararepr. for SV i kommunestyret

Sak 19/08: KLAGE PÅ KOMMUNESTYREVEDTAK SAK NR: 14/07 AV 11.4.2007 Tone Toft og Bjørn Økern, 8842 Brasøy.  
Formannskapets innstilling:

Herøy kommunestyret viser til merknadene i pkt. 1 og 2 i brev av 28. juni 2007 fra Tone Toft og Bjørn Økern og vedtar med hjemmel i plan og bygningslovens § 27 – 2 nr. 1 (reguleringsvedtak) å avslå framlagte forslag til reguleringsplan for Presthaugen hyttefelt. Saken sendes tilbake til grunneier. Avslaget bygger på følgende begrunnelse:

Det er ved utarbeidelse av planen og tidligere behandling ikke tatt tilstrekkelig hensyn til estetiske forhold. Spesielt gjelder dette hensynet til kulturlandskapet. Sørøyene, Sandvær, Husvær og Brasøy arbeider med mål om framtidig reiselivsutvikling.

Et mål som Herøy Kommune støtter. Disse øyene ligger i randsonen av Vega Verdensarvområde. I denne sammenheng er det framvisning av kystkulturen og herunder kulturlandskapet som vil være det viktigste trekkplasteret. Det er utarbeidet et forstudie av Vega Næringsselskap v/ Audhild Bang Rande for reiselivsutvikling i området. På området arealplanlegging konkluderes: ”Utforming av arealer med bebyggelse, parkering, havner, nybygg, restaurering av gamle bygg og lignende krever tilpasning til miljøet. Dette for å sikre kvalitetene som er i området og at det fortsatt skal være trivelig å bo og feriere her.” Det foreslåtte området ligger midt i det som må betegnes som en del av kulturlandskapet i Brasøy. Det vil oppstå en heldig sammenblanding av våningshus som stammer fra den typiske ”fiskebondetiden” og moderne hyttebebyggelse. Dette er en meget uheldig sammenblanding. Når en i tillegg oppnår uheldige silhuettvirkninger som ødelegger landskapets karakter, vil det være riktig å ta nevnte merknader til følge. Arbeidet med revisjon av kommuneplanens Arealdel er under oppstart. I denne prosessen bør betydelige arealer i Brasøy og de andre  Sørøyene tilretteslegges for fritidsbebyggelse der en tar hensyn til kystkultur/kulturlandskap. Det er viktig å tilrettelegge for økt aktivitet for å sikre infrastrukturen i området.

Herøy kommune vil ved revisjon av Kommuneplanens Arealdel, sammen med Grunneierne, ta initiativ for å tilrettelegge for en god planlegging av fritidsbebyggelse i Sørøyene.

Sak 20/08: REGLEMENT FOR PLAN- OG TEKNISK HOVEDUTVALG

Formannskapets innstilling:

Utkast til reglement for Plan- og teknisk hovedutvalg godkjennes.

Saksutredning: I hovedutvalgets møte 31.10.07 ble det framsatt ønske om at det ble utarbeidet reglement for plan- og teknisk hovedutvalg. Reglementet er utarbeidet i samsvar med reglementet for Herøy formannskap og politisk styringssystem og delegeringsreglement vedtatt av kommunestyret 07.06.07 – sak 26/07.

Sak 21/08: RETNINGSLINJER - RÅD FOR MENNESKER MED NEDSATT FUNKSJONSEVNE

Formannskapets innstilling: Utkast til retningslinjer for råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne godkjennes.

Saksutredning: Kommunestyret vedtok i møte 14.02.08 – sak 10/08 – oppetting av råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne og fattet slikt vedtak:

1) Det opprettes et råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne.

2) Rådet skal ha 5 representanter med 5 vararepresentanter.

3) Rådet skal uttale seg om følgende saker før endelig organ avgjør saken:      A) Saker som er særlig viktig for personer med nedsatt funksjonsevne      B) Større og overordnede saker innen:           plan- og bygningsloven,           samferdsel,           barnehage, skole,           kultur, idrett, friluftsliv,           helse og pleie- og omsorgsstjeneste      C) Økonomiplan og årsbudsjett                                                                                                                               4) Sekretariatsfunksjonen legges til formannskapskontoret.     Sekretariatet skal medvirke til at de saker rådet skal uttale seg om blir framlagt,     og møteinnkalling skjer i samråd med leder.     Det skal føres møtebok – jfr. kommunelovens § 30 nr. 3.

5) Retningslinjer for rådets arbeid, legges fram i kommunestyret i april d.å.

Med bakgrunn i vedtakets pkt. 5 framlegges utkast til retningslinjer.

Retningslinjene er utarbeidet etter samme mal som for fylkeskommunens råd for funksjonshemmede (behandles av fylkestinget i februar).  Når det gjelder godtgjørelser er det tatt utgangspunkt i gjeldende reglement og det er forslått samme godtgjørelse til leder, som for leder i eldrerådet og kontrollutvalget, 1.5 % av ordførerens godtgjørelse f.t. kr. 8.240.-.

Sak 22/08: KOMMUNEPLAN 2008-2020 - STRATEGISK DEL (SAMFUNNSDELEN)

Formannskapets innstilling:

  1. Kommunestyret slutter seg til det framlagte forslaget til planstrategi for kommuneplanarbeidet.
  2. Kommunestyret fastlegger Herøy kommunes visjon til : Herøy – et hav av muligheter
  3. For perioden 2008-2011 fastlegges følgende hovedsatsingsområder: 1. Næringsutvikling 2. Økt Bosetting. Det utarbeides egne kommunedelplaner for hovedsatsingsområdene med handlingsplaner.
  4. Det utarbeides strategiske sektorplaner med handlingsplaner for sektorene: 1. Oppvekst og kultur. 2. Helse, sosial og omsorg. 3. En effektiv forvaltning.
  5. Teknisk hovedutvalg ivaretar utvikling av Arealplanen. Det oppnevnes en styringsgruppe for hver av hovedsatsingsområdene med minimum 5 medlemmer samt en styringsgruppe for sektorplanene med min 5 medlemmer.


Bakgrunn: Kommuneloven § 5 pålegger kommunen til enhver tid å ha en oppdatert kommuneplan: ”§ 5. Kommunal og fylkeskommunal planlegging. 1. Kommunen skal utarbeide en samordnet plan for den kommunale virksomhet. Fylkeskommunen skal utarbeide en fylkesplan. Fylkesplanen skal samordne statens, fylkeskommunens og kommunenes virksomhet i fylket. 2. Kommune- og fylkeskommuneplanleggingen skal bygge på en realistisk vurdering av den forventede utvikling i kommunen eller fylkeskommunen, og av de økonomiske ressurser som vil stå til rådighet, slik dette framgår av økonomiplanen. 3. Nærmere bestemmelser om den kommunale og fylkeskommunale planlegging gis ved lov. ”

Kommuneplanen deles inn i en langsiktig del med 10-12 års tidsperspektiv som består av :
  1. Strategisk del (Samunnsdelen)
  2. Arealdelen
 Og en kortsiktig del med 4 års perspektiv som består av:
  1. Delplaner for hovedsatsingsområder
  2. Økonomiplanen
  3. Sektorplaner for de sektorer som ikke er valgt som hovedsatsingsområder (krav etter ny plan og bygningslov som kommer)


Sak 23/08: REVISJON AV KOMMUNPLANENS AREALDEL OG KOMMUNEDELPLANER

Formannskapets innstilling: 1        Som en midlertidig løsning skal arealdelen til kommuneplanen og kommunedelplanene utarbeidet i perioden 2002-06 fremmes som ny arealplan for kommunen. 2        Arealdelen til kommuneplanen og kommunedelplanene justeres for reguleringsplaner med vedtatt oppstart og allerede igangsatte planarbeider. 3        Områdene Danielholmen og sterkningen Gullvika-Storvika avsettes til områder som skal reguleres til boligformål. 4        Arealdelen til kommuneplanen og kommunedelplanene skal settes under revisjon i løpet av 2009.


Saksutredning:

Bakgrunn:

Gjeldene arealdel til kommuneplanen ble vedtatt 14.06.00 og våre to kommunedelplaner ble vedtatte 20.12.99. Det er forutsatt at disse planene skal revideres i hver valgperiode.

Arbeidet med revisjon av planene ble tatt opp i 2002. I perioden 2002 til 2006 ble saken behandlet i formannskapet som sak 6/03, 18/04, 8/06 og 142/06 og i kommunestyret som sak 50/02 og 9/03.

I sak 142/06 ble saken fremmet med innstilling om oversending til - og sluttbehandling i kommunestyret. Formannskapet utsatte saken med bakgrunn i mangelfull medvirkning, og da spesielt fra næringslivet.   

Vurdering:

Plandokumentene er nå utgåtte på dato og vi opplever bl.a. at Fylkesmannen på enkelte områder stiller spørsmålstegn ved planen gyldighet.

Det er derfor viktig at vi snarest får på plass plandokumenter hvor det ikke kan stilles spørsmålstegn ved planens gyldighet.

Vi vil derfor planen utarbeidet i perioden 2002-06, men justert planer som delvis er forutsatt utarbeidet og delvis under arbeid: Dette gjelder: ·        Omgjøring av gamle Engen fergeleie til næringsformål ·        Reiselivsprosjekt Risøyholet ·        Helikopterlandingsplass Nord-Herøy ·        Reguleringsplan for Stensvold

Det er også kommet en del innspill som forutsetter omdisponering av arealer. Dette omfatter: ·        Hytteområde på Engen (Jim Dahl) ·        Hytteområde på Sør-Færøy (Eli Olsen) ·        Hytteområde på Sør-Færøy ( ·        Deponi for slam på Øksningan

Med tanke på at vi ønsker å øke folketallet i Herøy bør det avsette attraktive områder øremerket boligbygging. De mest aktuelle områden som det haster med å få avsatt til boligformål er: ·        Danielholmen på Sør-Herøy ·        Strekningen Gullvika – Storvika på Sør-Herøy Dette er områder hvor man kan etablere sjønære boligtomter, nærmest med båten i hagen.

Det kan også være aktuelt å legge ut boligfelter i andre områder. For disse områdene er det imidlertid mulig å fortette innefor eksisterende reguleringsformål LNF 1.

Når plan og utviklingsetaten får på plass en bemanning som kan ivareta arealplanlegging er det forutsatt at arealdelen av kommuneplanen og kommunedelplanene skal settes under revisjon. Det vil da være naturlig å vurdere de innspill hvor det ikke er gitt klarsignal om oppstart og boligområder i kretsene utenom de mest sentrale områdene rundt Herøysundet.  

Sak 24/08: BILLIGHETSERSTATNING

Formannskapets innstilling:
  1. Herøy kommune finner ikke grunnlag for å innføre en generell ordning med billighetserstatning til tidligere barnehjemsbarn, skolehjemsbarn og fosterhjemsbarn.
  2. Herøy kommune har positiv erfaring med Stiftelsen Rettferd for taperne og finner det mer hensiktsmessig å drøfte enkeltsaker da de måtte oppstå.


Saksutredning: Stiftelsen Rettferd for taperne henvender seg i brev av januar 2008 til alle landets kommuner med et krav om kommunene oppretter en ordning med billighetserstatning til barnehjemsbarn, skolehjemsbarn og fosterhjemsbarn. Staten har gjennom vedtak i Stortinget 10.06.2005 innført en generell ordning der de gir inntil kr. 300000 i billighetserstatning til de tre gruppene. Følgende kommuner har opprettet en billighetserstatningsordning:
  • Bergen
  • Stavanger
  • Trondheim
  • Oslo
  • Bærum
  • De fleste kommunene i Rogaland
  • Kristiansand
  • 27 kommuner i Agder
  • Hamar
  • Tromsø


Denne oppreisningsordningen skal gå til personer som har vært utsatt for overgrep eller omsorgssvikt under barnevernets omsorg fra 1945 til 1993. Hamar yter kr. 100000 mens de øvrige kommunene yter fra kr. 200000 – kr. 725000. Oppreisningen er ment som en symbolsk og økonomisk kompensasjon for den smerte og de lidelser tidligere barnevernsbarn har blitt påført.

Jeg har forståelse for at store kommuner med mange saker innfører en generell billighetserstatningsordning som setter rammer for slike erstatninger. Jeg har imidlertid betenkeligheter med å innføre slike generelle ordninger. En eventuell billighetserstatning må komme som en følge av vurdering av enkeltsaker. I hvor stor grad man vil gå inn med en slik erstatning er avhengig av sakens innhold. Herøy kommune har erfaring med slike saker som tilsier en klar individuell behandling.

Ut fra dette vil jeg ikke anbefale å innføre en generell ordning men at kommunen stiller seg positiv å drøfte enkeltsaker med organisasjonen.

Sak 25/08: FLOSTAD INDUSTRIOMRÅDE - REGULERING AV FESTEAVGIFT/LEIE 2008

Formannskapets enst. innstilling: Festeavtalen med Statskog sies opp.

Bakgrunn:
Herøy kommune fester en tomt,ca. 11000 m2, sør for fergeleiet på Flostad. Hittil har vi betalt ca. kr. 4000 i leie pr. år. I brev av 10.03.08 meddeler Statsskog at de har regulert leien opp til kr. 55825 pr. år med basis i en tomtepris på kr. 70 pr. m2.  Jeg har i brev av 17.03.08 protestert på den framlagte reguleringen.

Saksutredning: Den aktuelle tomten er i gjeldende reguleringsplan regulert til industri/næring. Noe av tomten ble berørt i forbindelse med etablering av det nye fergeleiet på Flostad. Tomten har en fin beliggenhet i forhold til framtidig næringsutvikling men det vil påløpe en stor kostnad for utbygging på grunn av tomtens beskaffenhet. Med en tomtepris på kr. 70 pr. m2 vil prisen på ferdig tomt bli betydelig høyere enn det markedet er villig til å betale. Det er ikke budsjettmessig mulig for oss å sitte med en kostnad på kr. 55825 pr. år på en ”død” tomt. Alternativet er innløsning/kjøp av tomta. Med en pris på kr. 70 pr. m2 vil prisen på tomta bli ca. kr. 800000. Vi har ikke avsatte midler til dette formålet. Med en tomtepris på kr. 70 vil det ikke være mulig å foreta en økonomisk forsvarlig utbygging. Tomteprisen må ned mot kr. 15-20 pr. m2 for at prisen på ferdig tomt skal bli akseptabel. Min anbefaling er derfor at vi forsøker å forhandle fram en forsvarlig pris på tomten og kjøpe tomten. Hvis vi ikke oppnår dette bør leieavtalen sies opp.

Sett fra Herøy kommunes side er ikke eierforholdet avgjørende. Det som er viktig er reguleringsformålet industri/næring opprettholdes slik at det er tilgjengelig areal for framtidig næringsutvikling.

Sak 26/08: SAMARBEIDSAVTALE OM LANDBRUKSTJENESTER  I DØNNA OG HERØY KOMMUNER

Formannskapets innstilling: 
  1. Kommunestyret godkjenner den framlagte ”Samarbeidsavtale om landbrukstenester etter kommunelova § 28 Vertskommune. Her under forvaltning etter jordlov og veterinærtenesta.”
  2. Tilleggsbevilgning til veterinæravtalen tas opp ved budsjettreguleringen i juni 2008

Bakgrunn:

Kommunestyret  har i møte 19.12.2007, sak 82/07 fattet følgende vedtak:

  1. Det utredes snarest et samarbeid om landbrukstjenesten i Dønna og Herøy der Dønna tar vertskommunerollen . Samarbeidet skal også omfatte ansvaret for veterinærtjenesten.
  2. Videre utredes snarest et samarbeid om barnevernstjenesten i Dønna og Herøy der Herøy tar vertskommunerollen.
  3. Rådmennene i Dønna og Herøy gis fullmakt til nedsette administrative arbeidsgrupper med representasjon fra begge kommuner for å utrede samarbeid på andre tjenesteområder der samarbeid er tjenlig.
  4. Rådmennene tar i samarbeid med ordførerne initiativ til politiske drøftinger under vegs for å drøfte prinsipielle forhold i samarbeidet før samarbeidsmodellene legges fram til politisk behandling.
  5. Alle samarbeidsmodellene/løsningene legges fram som enkeltsaker i kommunestyrene etter hvert som de blir aktuelle.
      6.   Det bør utredes et samarbeid innenfor barnevernstjenesten som også inkluderer             Alstahaug og Leirfjord kommuner.

Kommunestyret  gjorde i samme møte 19.12.2007, under sak 93/07 følgende vedtak:

  1. Kommunestyret godkjenner den inngåtte rammeavtalen mellom Kommunenes Sentralforbund og Den Norske Veterinærforening
  2. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å inngå midlertidig avtale med Dønna Kommune om veterinærtjenesten fra 01.01.08 der Dønna Kommune skal ivareta vertskommunerollen.
      3.   Endelig samarbeidsavtale mellom Dønna og Herøy legges fram til behandling i             kommunestyret.

En annen bakgrunn for denne saken er at vi i lang tid har måttet kjøpe faglig kompetanse fra andre kommuner p.g.a. manglende kompetanse i egen organisasjon. Landbruksorganisasjonene i Herøy har kommet med en rekke klager og fylkeslandbrukssjefen har gjentatte ganger bedt oss om å finne en forsvarlig løsning og anbefaler en interkommunal løsning ut fra at Herøy er en svært liten lanbrukskommune. Landbruksorganisasjonene i Herøy har i møter anbefalt en interkommunal løsning helst innenfor hele HALD-området.

Saksutredning: Det ble ved årsskiftet inngått en midlertidig avtale om overføring av ansvaret for veterinærtjenesten til Dønna. Det har vært en del misforståelser og funksjonsproblemer i startfasen. Dette er nå ryddet opp i og saken skal være i trygge hender. Departementet/fylkesmannen har besluttet at det skal være en felles veterinærordning mellom Dønna og Herøy. Ansvaret for vaktordningen(utenom normal arbeidstid) er overført fra Mattilsynet til kommunene. For å finansiere fellesløsningen mellom Dønna har vi mottatt en statlig overføring på kr.274000. Hele beløpet går med til å dekke ekstrautgifter til vaktordningen. I tillegg har Dønna Kommune ansatt en veterinær i lønnstrinn 1 og Herøy kommune har en avtale med Sverre Seiersted til en kostnad på kr. 180000 pr. år. Disse avtalene må videreføres. Vår avtale med Sverre Seiersted overføres til Dønna Kommune. Dønna kommune må i tillegg til lønn dekke arbeidsgiveravgift, pensjon og andre sosiale ordninger. Totalt sett er Dønna kommunes kostnader noe høyere enn våre. Totalt mottar veterinærene  i området ca. kr. 635000 i offentlig støtte pr. år. I tillegg tar de seg betalt hos bøndene til vanlige satser. For å kunne opprettholde en tilfredsstillende beredskap må det være to veterinærer i området. Vi kommer oss ikke unna videreføring av disse avtalene. Ellers bryter tjenesten sammen. Hvis noen av de som er ansatt/tilknyttet avtale slutter, innfører vi en driftstilskuddsordning med et tilskudd tilsvarende lønnstrinn 1 uten ansettelse. Dette vil gi samme inntekter for veterinærene mens kommunene sparer en del. Avtale om veterinærtjenesten legges nå inn i samarbeidsavtalen om landbrukstjenester der Dønna kommune har vertskommunerollen med ansvar for alle forhold tilknyttet veterinærtjenesten. Herøy kommunes økonomiske bidrag til veterinærtjenesten vil fortsatt være kr. 180000 pr. år. Vi har fra 2008 – 2011 budsjettert med kr. 93000 pr. år. Det må derfor gjøres en tilleggsbevilgning på kr. 87000. Dett må foretas ved budsjettregulering i juni 2008. Bakgrunnen for dette var at vi hadde kalkulert med at statstilskuddet kunne brukes til å dekke disse utgiftene. Statstilskuddet skal kun dekke vaktordning utenom ordinær arbeidstid.

I drøftingene om et felles landbrukskontor har vi lagt hovedvekt på å utvikle et godt faglig tilbud samtidig som tilbudet skal gi muligheter for rasjonalisering. Det felles landbrukskontoret vil ha to stillinger med kompetanse på universitets/høyskolenivå. Landbrukssjefsstillingen er besatt og konsulentbestillingen besettes i disse dager ut fra en svært kompetent søkermasse. Det skal være kontordager i Herøy og god fleksibilitet på tilgjengelighet i forbindelse med rådgiving/konsultasjoner/fagmøter o.s.v. Arkivet for landbrukssaker/eiendommer i Herøy vil fortsatt ligge i Herøy kommune. Som vertskommune vil Dønna ivareta arbeidsgiverrollen og ha det faglige ansvaret for ordningen. Herøy kommunes bidrag vil være dekning av utgifter til en ½  fagkonsulentstilling.

Sak 27/08: HALD-SAMARBEID INNENFOR ØKONOMIFUNKSJONEN Formannskapets enst. innstilling: 1.   Det etableres en felles økonomienhet for HALD-kommunene etter
vertskommunemodellen med Alstahaug kommune som vertskommune.  Innfasing av den enkelte kommune/tjeneste besluttes av den enkelte kommune men skal være fullstendig gjennomført innen utgangen av 2012. 2.   Det skal utredes og tas stilling til et felles økonomisystem innen utgangen av 2008. 3.   Økonomienheten skal være en enhet med felles ledelse. 4.   Utførelsen av oppgavene skal i størst mulig grad være desentralisert slik at det oppnås forholdsvis fordeling av arbeidsplasser. For å oppnå rasjonalitet skal det foretas omfordeling av arbeidsoppgaver på den enkelte ansatte. 5.   Det skal innenfor en tidsperiode på 4 år oppnås en besparelse i de totale kostnader på 10 % og etter 10 år 30 %. 6.   Det opprettes en styringsgruppe bestående av rådmennene . Styringsgruppen oppnevner en prosjektgruppe der alle kommunene er representert som skal foreta videre utredning av saken inklusiv utredning av nytt økonomisystem. Økonomisjefen i Alstahaug leder prosjektgruppen. 7.   Styringsgruppen rapporterer fortløpende til kommunestyrene/formannskapene

Sak 28/08: ETABLERING AV SERVICESENTER/FELLESKONTOR/ARKIV

Formannskapets innstilling:
  1. Kommunestyret slutter seg til omorganiseringen av kommunens servicefunksjoner og til oppbyggingen av et servicesenter/felleskontor/arkiv innenfor dagens økonomiske rammer/stillingsrammer.
  2. Bygningsmessige justeringer i trinn 1 dekkes av bevilgede midler til ombygging adm. bygg.
  3. Selve omorganiseringen gjennomføres av rådmannen innenfor gitte delegasjoner.


Bakgrunn: Bakgrunnen for prosjektet er et ønske i Herøy kommune om å se på mulighetene for å samordne enkelte administrative funksjoner i et felles kundemottak på kommunehuset. Herøy formannskap fattet i møte 07.10.05 vedtak om å gi rådmannen fullmakt til å gjennomføre et forprosjekt om utredning av felles administrasjon av tjenester samt leie inn ekstern bistand med sikte på å få avdekket organisasjonsmessige og økonomiske konsekvenser med felles administrasjon av tjenester. 25.10.2005 ble det inngått avtale mellom Bedriftskompetanse AS om forprosjektsledelse. Utredning av felles administrasjon av tjenester ble framlagt februar 2006. Parallelt ble det utredet en ny arkivplan for kommunen. Begge prosjektene var finansiert av skjønnsmidler fra fylkesmannen.

Saksutredning: Herøy Kommune har en ”konservativ” organisering der de fleste servicefunksjonene er organisert rundt rådmannen, etatsjefene og delvis rundt enhetene. Det er derfor ikke fullstendig samordning av alle funksjoner og etatene og enhetene har etablert egne løsninger. En slik løsning kan føre til ”flere kommuner” i en kommune. Spesielt kan det virke slik for besøkende som skal søke tjenester. Herøy kommune har en særdeles dårlig tilrettelegging for besøkende som kommer til kommunehuset. Forprosjektrapporten beskriver situasjonen slik:

Tilgjengelighet:

  • Den fysiske tilgjengeligheten på Rådhuset er alt for dårlig – det er ikke mulig for funksjonshemmede å komme seg inn uten betydelig hjelp
  • Kommunen har en sentralbordfunksjon på rådmannskontoret der det er mulig å sette telefoner inn over til andre kontorer. Systemet er ikke koblet til data- anlegget slik at det ikke mulig å se hvem som er tilgjengelig eller ikke og når tid den enkelte er tilstede.
  • Kommunen har et intranett mellom de ulike institusjonene og rådhuset.


Arkiv:

  • I dag er det spredd arkiver i kjelleren på rådhuset, på HAS, på skoler, på teknisk, helsehuset.
  • Det finnes et historisk arkiv i kjelleren i gammelfløya på rådhuset.
  • Det foregår dobbeltarkivering av lønnsgrunnlagsarbeidet innen helse.
  • Det finnes ingen klare etablerte regler eller kvittering for utlån av saksmapper. Det betyr at saksmapper fort kan komme på avveie hvis noen ikke leverer dokumentene tilbake.
  • Arkivtjenesten er ikke organisert etter kontor 2000 sakssystemet.
  • Alle gir uttrykk for et mål om felles arkiv i kjelleren på rådhuset, både fjernarkiv og nærarkiv.
  • Det må sjekkes hvilke branntekniske krav som gjelder til et eventuelt felles arkiv og organisering av en felles arkivtjeneste må utføres i henhold til arkivlovgivningen.
  • Flere ønsker at det vurderes muligheten til å gå over til elektronisk arkiv.
  • Fortsatt behov for kartarkiv på teknisk


Sak 29/08: KOMMUNALE GEBYRER 2008 - SLAM

Formannskapets innstilling: Årsgebyr for innsamling og behandling av avløpsslam:
Helårsboliger (slamavskiller <4 m3):                 550,00 kr/slamavskiller eks mva Fritidsboliger(slamavskiller <4 m3):                  300,00 kr/slamavskiller eks mva
Tillegg for avskillere >4 m3:                              200,00 kr/m3 eks mva
Ekstratømminger                                             1375,00 kr/slamavskiller eks mva Ekstratømminger*                                           1000,00 kr/slamavskiller eks mva

            * ekstratømminger der råslam deponeres i kommunal slamavskiller

Saksutredning:

Bakgrunn:

Vi har i en årerekke hatt avtale med Åge Iversen om innsamling og behandling av septikkslam. Fram til mars 2007 ble denne avtalen videreført i regi av Bård Grønbech. Avtalen ble da oppsagt. Kostnadene for tømming av en tank var etter denne ordningen på 460 kr eks. mva.

I mars 2007 gjenstod en rekke slamavskillere som ikke var tømt. Disse ble tømt av Vefsn kommune og slammet ble deponert på SHMIL sitt anlegg på Åremma innefor konsesjonen til Vefsn kommune. Kostnadene for tømming av en tank etter denne ordningen lå på mellom 1600 og 2000 kr eks mva avhengig av fyllingsgraden på bilen. Transport til Åremma og deponering på Åremma utgjør en vesentlig del av disse kostnadene.

En ordning med daglig transport av slam til Åremma er ikke økonomisk forsvarlig.  

Når det gjelder akuttømminger har Fylkesmannen gitt oss en midlertidig tillatelse til å deponere slammet i kommunens store slamavskillere. Dette er imidlertid en lite heldig løsning fordi man får en omrøring i tanken som reduserer renseeffekten.

Vurdering:

Entr. Rolf Edvardsen har signalisert interesse for å drive slaminnsamling og -behandling i Herøy. Han ønsker også å komme utvide innsamlingsområdet til å omfatte Dønna. 

Edvardsen har kjøpt inn et avvanningsanlegg montert på krokløftramme, bil for å flytte dette og en vakumvogn for tiltransport av slam og eventuelle ekstratømminger.

Entr. Rolf Edvardsen har under planlegging et område for behandling av avvannet slam på ytre Øksningan. Dette området vil bli søkt godkjent hos fylkesmannen. Om Edvardsen eller kommunen skal stå ansvarlig for anlegget, vil avhenge av fylkesmannes krav.

Tjenesten med ekstratømminger er allerede igangsatt med deponering i kommunale slamavskillere.

Slamtømming og behandling har en økonomisk ramme som over en tre års periode fortsetter tilbudsinnhenting. Vi kan derfor bare inngå en ett-årig avtale for 2008 og forutsette tilbudsinnhenting for de kommende år. Arbeidet med å framskaffe et tilbudsgrunnlag pågår.

Tilbudet fra Entr. Rolf Edvardsen har følgende tilbud for 2008:   tømming av slamavskillere < 4 m3:                    975,00 kr/avskiller eks. mva   tilleggsvolum utover 4 m3:                                200,00 kr/m3 eks. mva   ekstratømminger < 4 m3:                                  900,00 kr/avskiller eks. mva (dagens løsning)   ekstratømminger < 4 m3:                                1275,00 kr/avskiller eks. mva (framtidig løsning)

Slamtømming er forutsatt å være en selvfinansierende tjeneste. Administrative oppgaver, faktureringskostnader og andre indirekte kostnader skal finansierers med gebyrer. I 2008 vi få betydelige ekstrakostnader tilknyttet ekstra tømminger av kommunal slamavskillere som brukes i forbindelse med ekstratømminger. Vi må minimum ha et årlig påslag på 30.000 kr for å normale eksternkostnader. Dette tilsvarer et påslag på om lag 60 kr pr avskiller pr. år for ordinære tømminger. Ekstratømminger medfører et betydelig merarbeid og har et påslag på 100 kr pr. tømming.

Med tømming av helårsboliger hvert 2.år og fritidsboliger hvert 4.år, får vi følgende årlige gebyrer:
Helårsboliger (slamavskiller <4 m3):                 550,00 kr/slamavskiller eks mva
Fritidsboliger(slamavskiller <4 m3):                  300,00 kr/slamavskiller eks mva
Tillegg for avskillere >4 m3:                              200,00 kr/m3 eks mva
Ekstratømminger                                             1375,00 kr/slamavskiller eks mva
Ekstratømminger*                                           1000,00 kr/slamavskiller eks mva  
 * ekstratømminger der råslam deponeres i kommunal slamavskiller



Sak 30/08: ADMINISTRASJONSBYGG FOR HERØY KOMMUNE LEIE AV LOKALER

Behandling/vedtak i Formannskap den 04.04.2008 sak 37/08

Behandling: Ordfører Arnt-Frode Jensen framsatte på vegne av Herøy AP følgende endringsforslag:

Formannskapet har fått seg forelagt forslag om bygging av nytt administrasjonsbygg for Herøy kommune. Denne saken er aktualisert som en følge av etablering av NAV - reformen samt behov av et mer tidsmessig administrasjonsbygg. På grunn av tidspress har dette medført at prosessen ikke har vært optimal da tidsløpet for denne innføring har gått rimelig fort uten en fri og helhetlig vurdering av både beliggenhet og bygg. Dette skyldes ikke bare NAV – reformen men også at det er brukt lang til på å innfase NAV i den kommunale forvaltningen.

Da dette er en beslutning som er meget viktig, og vil berøre mange i årene fremover, mener formannskapet at det er riktig å kjøre de prosesser som er nødvendig for å oppnå et resultat kommunestyret kan stå inne for.

Det opprettes derfor et utvalg som får i oppdrag å finne frem til en løsning som er bra både når det gjelder bygg med innhold samt beliggenhet. En overordnet målsetting er at vi skal ha en løsning som på lang sikt er god, uavhengig av NAV og som et stort flertall av kommunestyret kan stille seg bak. Hvis innføring av NAV - reformen innebærer en dårlig løsning for det øvrige konseptet må det innledes forhandlinger med NAV sentralt, eventuelt statsråden om utsettelse av gjennomføringen, slik at vi får et resultat som tjener både NAV og behovet for nytt administrasjonsbygg.

For å forestå en vurdering av nytt administrasjonsbygg velges;

Steinar Furu – leder Elbjørg Larsen Kjell-Inge Jakobsen

Med bakgrunn i overstående skal utvalget vurdere om de innkomne anbud skal forkastes eller om det er mulig å anta noen av dem. Hvis det er mulig å finne en løsning innenfor innsendte anbud ber formannskapet at saken legges fram til behandling i førstkommende kommunestyremøte.

Ordførerens endringsforslag ble enst. vedtatt.

Formannskapets enst. vedtak: Formannskapet har fått seg forelagt forslag om bygging av nytt administrasjonsbygg for Herøy kommune. Denne saken er aktualisert som en følge av etablering av NAV - reformen samt behov av et mer tidsmessig administrasjonsbygg. På grunn av tidspress har dette medført at prosessen ikke har vært optimal da tidsløpet for denne innføring har gått rimelig fort uten en fri og helhetlig vurdering av både beliggenhet og bygg. Dette skyldes ikke bare NAV – reformen men også at det er brukt lang til på å innfase NAV i den kommunale forvaltningen.

Da dette er en beslutning som er meget viktig, og vil berøre mange i årene fremover, mener formannskapet at det er riktig å kjøre de prosesser som er nødvendig for å oppnå et resultat kommunestyret kan stå inne for.

Det opprettes derfor et utvalg som får i oppdrag å finne frem til en løsning som er bra både når det gjelder bygg med innhold samt beliggenhet. En overordnet målsetting er at vi skal ha en løsning som på lang sikt er god, uavhengig av NAV og som et stort flertall av kommunestyret kan stille seg bak. Hvis innføring av NAV - reformen innebærer en dårlig løsning for det øvrige konseptet må det innledes forhandlinger med NAV sentralt, eventuelt statsråden om utsettelse av gjennomføringen, slik at vi får et resultat som tjener både NAV og behovet for nytt administrasjonsbygg.

For å forestå en vurdering av nytt administrasjonsbygg velges;

Steinar Furu – leder Elbjørg Larsen Kjell-Inge Jakobsen

Med bakgrunn i overstående skal utvalget vurdere om de innkomne anbud skal forkastes eller om det er mulig å anta noen av dem. Hvis det er mulig å finne en løsning innenfor innsendte anbud ber formannskapet at saken legges fram til behandling i førstkommende kommunestyremøte.