Fra og med torsdag 2. mai omorganiseres teknisk sektor, der målet er å bedre tilgjengelighet for publikum og raskere saksbehandling. Teknisk enhet legges rett under rådmannen.
Som et ledd i omorganiseringen innføres en ordning med teknisk servicekontor fra 2. mai med åpningstid fra 08.00 - 15.00. Kontoret opprettes for å gi et bedre servicetilbud til publikum når de henvender seg til kommunen i forbindelse med tekniske saker.
Teknisk servicekontor skal dele ut søknadsskjemaer/gi informasjon om hvor publikum finner elektroniske skjemaer og gi veiledning om utfylling og saksprosedyrer.
De skal også kunne gi informasjon til publikum om hvor langt de enkelte saker er kommet i behandlingen.
Det tekniske servicekontoret skal også foreta byggesaksbehandling på enkle saker og behandle enkle delingssaker. Kontoret blir betjent av Irene B. Dahl og Elin Nilsen som er engasjert i en prosjektstilling ut året. Teknisk servicekontor blir underlagt administrasjonsenheten og nåværende enhetsleder Roy Nilssen går inn som ny kommunalleder 3 i rådmannens stab.
Styrket arbeid med oppmåling
I tillegg til organisering av teknisk servicekontor har også kommunen leid inn forsterkning på oppmålingstjenester fra et eksternt firma og dette er allerede i full gang. Det er også inngått avtale med et advokatfirma fra Bodø som skal bistå kommunen i juridiske saker.
Saksbehandlerne skal skjermes
Hovedmålet med omorganiseringen er at publikum skal få et raskt svar hos teknisk servicekontor. Det antas at de skal kunne svare på 80 prosent av spørsmålene. Målet er videre at en skal få en mer effektiv saksbehandling ved at saksbehandlerne blir skjermet fra unødvendige avbrudd i arbeidstiden.
Dersom teknisk servicekontor ikke kan besvare henvendelsene skal det gjøre timeavtaler med saksbehandlerne. Ingen skal henvendes direkte til saksbehandlerne.
Bakgrunn
Teknisk enhet har i dag betydelige utfordringer med:
Teknisk servicekontor skal dele ut søknadsskjemaer/gi informasjon om hvor publikum finner elektroniske skjemaer og gi veiledning om utfylling og saksprosedyrer.
De skal også kunne gi informasjon til publikum om hvor langt de enkelte saker er kommet i behandlingen.
Det tekniske servicekontoret skal også foreta byggesaksbehandling på enkle saker og behandle enkle delingssaker. Kontoret blir betjent av Irene B. Dahl og Elin Nilsen som er engasjert i en prosjektstilling ut året. Teknisk servicekontor blir underlagt administrasjonsenheten og nåværende enhetsleder Roy Nilssen går inn som ny kommunalleder 3 i rådmannens stab.
Styrket arbeid med oppmåling
I tillegg til organisering av teknisk servicekontor har også kommunen leid inn forsterkning på oppmålingstjenester fra et eksternt firma og dette er allerede i full gang. Det er også inngått avtale med et advokatfirma fra Bodø som skal bistå kommunen i juridiske saker.
Saksbehandlerne skal skjermes
Hovedmålet med omorganiseringen er at publikum skal få et raskt svar hos teknisk servicekontor. Det antas at de skal kunne svare på 80 prosent av spørsmålene. Målet er videre at en skal få en mer effektiv saksbehandling ved at saksbehandlerne blir skjermet fra unødvendige avbrudd i arbeidstiden.
Dersom teknisk servicekontor ikke kan besvare henvendelsene skal det gjøre timeavtaler med saksbehandlerne. Ingen skal henvendes direkte til saksbehandlerne.
Bakgrunn
Teknisk enhet har i dag betydelige utfordringer med:
- Lang behandlingstid på lavt prioriterte saker
- Stadig økende etterslep på delingssaker.
- Stadige publikumshenvendelser forstyrrer effektiv saksbehandling
- Publikum klager på at det er vanskelig å komme i kontakt med teknisk enhet
- Servicekontoret kan i liten grad svare på saker vedrørende teknisk enhet
- Dagens organisasjon medfører en tungvint kommunikasjon mot rådmann, formannskap og kommunestyre.
- Enkelte tjenesteområder har hatt betydelige funksjonsproblemer
- Støttefunksjoner mangler eller er ikke oppdaterte
- Uryddig prioritering av lavt prioriterte saker
- Søknader er mangelfulle og saker dårlig forberedt
- Klagebehandling mer kompleks søkere bruker i stor grad advokat
.png)
